Planificando unreubicación del laboratorionunca es un simple trabajo de "empacar y trasladar". ¿Cómo se desmontan de forma segura equipos de laboratorio sensibles? ¿Se dañarán las muestras de laboratorio durante el transporte? ¿El precioso instrumento sigue calibrado e intacto después de la mudanza? ¿Puede el equipo sobrevivir a la reubicación y funcionar sin problemas en el nuevo sitio - y falta algo una vez que llega?
Paso uno: establecer reglas claras de reubicación
- Asigne con precisión las tareas del equipo y la propiedad para cada fase de la mudanza.
- Busque la opinión interna de la empresa de directores de laboratorio, responsables de seguridad y usuarios finales.
- Formular medidas adecuadas de reducción-de riesgos antes de tocar cualquier equipo.
- Desarrollar un plan de respaldo para responder a situaciones inesperadas durante el tránsito o la instalación.
Según nuestra experiencia, los laboratorios que se saltan esta etapa de planificación casi siempre enfrentan retrasos evitables - generalmente porque la responsabilidad de un instrumento o lote de muestras específico nunca se asignó claramente a una sola persona.
Paso dos: siga un proceso detallado de reubicación de equipos de laboratorio
Deje de utilizar el equipo de laboratorio de forma segura y luego proceda con el embalaje, embalaje y desembalaje de acuerdo con las pautas del fabricante.
Manejar materiales peligrosos correctamente durante el transporte, siguiendo las hojas de datos de seguridad aplicables.
Vuelva a -habilitar las conexiones de red y de TI del instrumento de laboratorio una vez reinstalado el equipo.
Mantenga el control de la temperatura durante el transporte, especialmente para muestras y reactivos{0}}sensibles a la temperatura.
Cumplir con las regulaciones globales que rigen el transporte de instrumentos de laboratorio y sustancias peligrosas.
Esta suele ser la etapa en la que untransporte de equipos de laboratorio profesionalesEl socio agrega el mayor valor - muchos instrumentos de precisión requieren cajas anti-vibración, camiones con clima-controlado o re-calibración a su llegada, algo que las empresas de mudanzas generales no están equipadas para manejar.
Paso tres: coordinar la comunicación entre todas las partes interesadas
1. Identifique a las personas que necesita conocer
Desde el personal directivo del laboratorio hasta el personal responsable de la empresa, desde las empresas de transporte contratadas profesionalmente hasta el personal directivo de los proveedores de equipos, pasando por el personal diario de la empresa y el plan de comunicación externa - cada parte interesada desempeña un papel en una empresa exitosa.proyecto de reubicación de laboratorio.
2. Preste mucha atención a la planificación anticipada
Identifique los problemas que deben abordarse con antelación, como la cobertura de seguro para el transporte de instrumentos de laboratorio, la documentación reglamentaria que debe procesarse con antelación, los plazos de entrega y la gestión de muestras de laboratorio que requieren un control estricto de la temperatura. Pasar por alto cualquiera de estos puede poner en riesgo todo un programa de reubicación.
Paso cuatro: preparar un plan de emergencia para la reubicación del laboratorio
Planifique con anticipación para una variedad de situaciones, incluidos los peores-escenarios - un plan de contingencia sólido es esencial para cualquier reubicación de laboratorio
Comprenda a sus socios, proveedores y vendedores externos, junto con sus políticas, para determinar si hay flexibilidad en el tiempo si surgen problemas.
Construya su plan de contingencia en torno a un marco RAID (Riesgo, Asunción, Problema, Dependencia) o un Registro de Riesgos. Este registro debe crearse tan pronto como se identifique el proyecto de reubicación y se actualice continuamente. - cada riesgo o problema potencial debe enumerarse, rastrearse y resolverse a medida que avanza el proyecto.
Elegir el socio adecuado para la reubicación de su laboratorio
Para los equipos de adquisiciones y gerentes de laboratorio que evalúan proveedores, algunas consideraciones prácticas pueden ayudar a reducir el campo:
- Historial con instrumentos de precisión.- solicite referencias de equipos similares al suyo (balanzas analíticas, espectrómetros, equipos de cadena de frío, etc.)
- Experiencia en reglamentación y materiales peligrosos.- confirme que el proveedor esté certificado para transportar materiales de laboratorio regulados o peligrosos en su región
- Soporte de TI y re{0}}instalación- verificar si el proveedor puede volver a conectarse y validar la red de instrumentos después del traslado, o si esto depende de su equipo interno
- Cobertura de seguro- solicitar documentación sobre la cobertura de instrumentos de alto-valor durante el tránsito, no solo el seguro de transporte estándar
Este enfoque tiende a funcionar bien para instituciones de investigación, empresas farmacéuticas y de biotecnología, laboratorios universitarios e instalaciones de control de calidad industriales - esencialmente cualquier organización donde el tiempo de inactividad de los instrumentos o la pérdida de muestras conlleva un costo operativo o financiero real.
Preguntas frecuentes
¿Cuál es el primer paso en la reubicación de un laboratorio?
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El primer paso es establecer reglas claras de reubicación - asignar responsabilidades del equipo, recopilar información interna e identificar medidas-de reducción de riesgos antes de trasladar cualquier equipo.
¿Cómo se protegen las muestras de laboratorio durante un traslado de laboratorio?
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Las muestras de laboratorio deben transportarse utilizando equipos y vehículos con temperatura-controlada, con protocolos de manipulación estrictos para mantener las condiciones de almacenamiento requeridas desde el origen hasta el destino.
¿Es necesario recalibrar los instrumentos de laboratorio después de la reubicación?
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Sí. La mayoría de los instrumentos de precisión requieren reinstalación, reconexión de red/IT y verificación de recalibración una vez que llegan al nuevo laboratorio, idealmente realizada por técnicos calificados.
¿Qué seguro se necesita para el transporte de equipos de laboratorio?
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Los laboratorios deben asegurar una cobertura de seguro dedicada para instrumentos de alto-valor durante el tránsito, aparte del seguro de carga estándar, ya que las pólizas generales a menudo no cubren equipos especializados.
¿Con cuánta antelación se debe planificar la reubicación de un laboratorio?
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La planificación debe comenzar lo antes posible - idealmente con varios meses de antelación - para dar tiempo a la documentación reglamentaria, la coordinación de proveedores y el desarrollo de un plan de contingencia basado en RAID-.
Reubicar un laboratorio implica mucho más riesgo que un traslado de oficina estándar, y el socio de planificación adecuado marca una diferencia mensurable en los resultados. Si se está preparando para la reubicación de un laboratorio y desea orientación personalizada sobre el manejo de equipos, el cumplimiento normativo o un plan de reubicación personalizado,contáctanospara obtener asesoramiento de expertos, osolicitar una cotizaciónpara discutir una solución construida en torno a las necesidades específicas de su laboratorio.